Рассчитать и властвовать!

Опубликовано 14.08.2017

#бизнес #финансы #документы и отчетность #риски и безопасность

Как управление финансами предприятия помогает минимизировать возможные потери?

Финансовые аналитики и консультанты могут предложить десятки моделей и инструментов для анализа экономических процессов и денежных потоков в компании. И каждый из этих инструментов можно модернизировать и дополнить под запросы конкретного бизнеса. Если же упростить все это множество, управление финансами можно свести к нескольким универсальным формулам, которые подходят и для начинающих предпринимателей, и для действующих бизнес-империй.

Управление финансами строится на анализе и прогнозе денежных потоков, отчете о прибылях и убытках. На основе этих данных собственник компании может составлять планы и бюджеты, ставить задачи перед каждым отделом и контролировать их выполнение.

1. Доходы. Все яйца — в одну к орзину

Финансовая логистика предприятия должна отражаться в отчете о движении денежных средств, ведение которого стоит делегировать отдельному сотруднику, который сможет ежедневно обновлять данные. В первую очередь в отчете должны отражаться все каналы, через которые формируется доход компании. Все источники финансов должны быть понятны и прозрачны для собственников бизнеса. Для этого нужно ответить на ряд вопросов:

Как в компанию поступают наличные средства?
Какие расчетные счета использует предприятие?
Поступают ли деньги на личные карточки учредителя или сотрудников?

На данном этапе финансового управления необходима четкая фиксация поступлений, чтобы деньги не утекали из компании в карманы нерадивых менеджеров. Поступление денежных средств фиксируется по данным банковских выписок и реестру движений наличных. Соблюдая все требования законодательства о приеме наличных и безналичных средств, компания всегда будет иметь прозрачную систему доходов.

Потоки должны учитываться в сводном виде — это даст четкое понимание оборота компании за конкретный период. Конечно, денежные средства не обязательно аккумулировать на единственном счете, однако общая сумма дохода должна быть понятна в любой момент времени.

2. Расходы. Рассчитываемся по расписанию

После того, как мы разобрались, сколько средств приходит в компанию за определенный период, необходимо рассчитать, когда и при каких условиях компании приходится с ними расставаться. Для этого необходимо иметь четкий платежный календарь по каждому из обязательных видов расходов.

Расписание расходов стоит строить с детализацией по датам, статьям и контрагентам, и периодически выверять все статьи расходов. Типы затрат зависят от конкретного бизнеса: аренда и коммунальные платежи, заработная плата и премиальные, расчеты с поставщиками и контрагентами, платежи по кредитам и налогам, канцтовары и «печеньки» и так далее — по каждой статье должны быть четкие суммы и сроки выплат.

Выстроив такой календарь, предпринимателю не придется «тушить пожары» — гасить случайные долги первыми же поступившими деньгами. В календаре будет видно, какая сумма нужна компании на конец первой недели месяца, второй, третьей, четвертой… И сколько денег должно поступить к этому времени для соблюдения платежной дисциплины и избегания кассовых разрывов.

Сформировав отчет движения денежных средств и платежный календарь, владелец бизнеса получит контроля над денежными потоками и получит реальное представление о денежных средствах в компании за каждый конкретный период времени.

3. Все, что не по графику, — тоже важно

Многие начинающие бизнесмены вкладывают в свое первое дело все силы, время, деньги. И не получают ничего взамен. Предприятия, работающие на чистом энтузиазме учредителя, заканчиваются вместе с этим энтузиазмом. Поэтому финансовые консультанты советуют с самого начала работы предприятия выстроить систему поощрения собственника. Дивиденды могут составить всего несколько процентов от дохода компании, зато их постепенный рост будет лучшим стимулом для развития.

Предприятие должно иметь резерв для развития и непреднамеренных затрат. Причем лучше всего, если это будут два отдельных резерва. Если начать откладывать «на черный день» с момента открытия бизнеса, можно будет постепенно собрать серьезную «подушку безопасности» на случай штрафов и других экономических катаклизмов. Резервные средства являются важным пунктом профилактики кассовых разрывов.

4. Анализируем результаты

Отчет о движении денежных средств ложится в основу другого ключевого инструмента планирования — отчета о прибылях и убытках. Анализ денежных потоков показывает, какую прибыль компания получила от своей деятельности за отдельно взятый период, и какие понесла расходы. Регулярное обновление этой информации позволяет выявить возможности для увеличения прибыли компании.

Движение денежных средств, формирование резервов и прибыль могут отражаться в специализированных бухгалтерских программах, адаптированных под конкретные бизнес-процессы, или даже в обычной табличке Excel, главное — чтобы, они отражали реальную финансовую картину предприятия.

5. Строим план

Анализ отчетов денежных потоков и прибыли позволяет сформировать план работы для каждого из отделов компании и оптимизировать расходы для повышения рентабельности.

Какое количество лидов должен принести отдел маркетинга к определенному периоду?
Сколько продаж и в какой срок необходимо оформить?
Когда деньги должны прийти на счет компании?
Сколько единиц продукции нужно произвести к определенному периоду, чтобы избежать заскладированности?

Планы строятся в зависимости от типа бизнеса, но в любом случае они должны наладить работу компании таким образом, чтобы входящие финансовые потоки своевременно закрывали все затраты и позволяли накапливать резервы. Также в системе планирования необходимо учитывать связь отделов внутри компании: сколько потенциальных клиентов в итоге оплачивают ее работу, на каком этапе и почему клиенты отсеиваются.

Систематический анализ покажет, через какое время «проседание» одного из отделов скажется на работе всех остальных и в итоге отразиться на финансовых успехах. Сами по себе «проседания» неизбежны, особенно если речь идет о малом бизнесе и начинающих компаниях, и их также необходимо учитывать в финансовом планировании, чтобы прогнозируемое уменьшение прибыли не застало компанию врасплох. И конечно, если один из отделов регулярно тянет вниз весь бизнес, нужно пересмотреть его работу. Вовремя уловить эту ситуацию можно лишь тщательным анализом и планированием, на которых и основана система управления финансами.

Управление финансами должно строиться на общих принципах и основаниях: учет доходов, прогноз расходов, накопление резервов и тщательное планирование на их основе. Однако подходить к нему нужно с учетом специфики конкретного предприятия – его сезонности, потребностей клиентов и динамики рынка.

Специально для ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

Берегите себя и свои деньги!
С уважением, Портал ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС